Information Datenschutzgrundverordnung

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Thüringer Landesverwaltung für Nutzende des Haushaltsmanagementsystems (HAMASYS).

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Es besteht ein unmittelbarer sachlicher Zusammenhang zwischen der HAMASYS-Nutzung und der Umstiegsschulung auf HAMASYSPLUS. 
Wir weisen darauf hin, dass die DSGVO seit dem 25. Mai 2018 gilt. 


1.    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in HAMASYS sind gemeinsam:

Thüringer Landesamt für Finanzen
Steigerstraße 24
99096 Erfurt

E-Mail: poststelle(at)tlf.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 100
Fax: +49 (0) 361 57 3632 111

und

Thüringer Finanzministerium
Ludwig-Erhard-Ring 7
99099 Erfurt

E-Mail: poststelle(at)tfm.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3611 700
Fax: +49 (0) 361 57 3611 650

sowie alle weiteren das Verfahren HAMASYS einsetzenden Landesbehörden. Die HAMASYS einsetzenden Landesbehörden informieren Sie gemäß Art. 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO über ihre gemeinsame Verantwortung wie folgt:

Durch das Thüringer Landesamt für Finanzen und das Thüringer Finanz-ministerium erfolgt unter anderem der Betrieb des Verfahren HAMASYS. Alle Landesbehörden können im HAMASYS System die Geschäftsprozesse im Rahmen der Haushaltsplanung, des Haushaltsvollzuges und der Rechnungslegung ausführen. Dazu gehören insbesondere das Anordnen und Buchen von Ein- und Auszahlungen. Im HAMASYS - System haben alle Landesbehörden jeweils im Rahmen ihrer Aufgaben gemeinsam Zugriff auf alle Zahlungspartner. Besonders schützenswerte Partnerinformationen sind nur für einzelne dafür zuständige Landesbehörden nutzbar. Der Zugriff auf die Rechnungswesendaten (z. B. Belege, Posten, Festlegungen, Vorbindungen) haben immer nur die jeweils dafür zuständigen Landesbehörden gemäß ihren individuellen Leserechten.

Anhand der individuellen Aufgaben im Rahmen der Haushaltsplanung, des Haushaltsvollzuges und der Rechnungslegung ist im HAMASYS – System vorgegeben, welche Benutzerin bzw. welcher Benutzer aufgrund schreibender Rechte Daten erstellt oder verändert hat.

Ihre Rechte (siehe hierzu unter 7.) können Sie gegenüber jedem Verantwortlichen geltend machen, eine besonders zeitnahe Bearbeitung können Sie jedoch erreichen, wenn Sie sich an Ihre Dienststelle, das Thüringer Landesamt für Finanzen oder das Thüringer Finanzministerium (siehe unter 1.) wenden.

Auftragsverarbeiter:

Thüringer Landesrechenzentrum
Ludwig-Erhard-Ring 8
99099 Erfurt

E-Mail:  poststelle(at)tlrz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3635 800
Fax: +49 (0) 361 57 3635 848

MACH AG
Wielandstraße 14
23558 Lübeck

E-Mail: mailbox(at)mach.de
Telefon: +49 (0) 451 70 64 70
Fax: +49 (0) 451 70 64 73 00

ICON Vernetzte Kommunikation GmbH
Wilhelmitorwall 25
38118 Braunschweig

Telefon: +49 (0) 531 280 62 24
Telefax: +49 (0) 531 280 62 28

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und 
die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt

E-Mail: poststelle(at)datenschutz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 311 2900
Fax: +49 (0) 361 57 311 2904

Sie erreichen die/den Datenschutzbeauftragte/n:

Thüringer Landesamt für Finanzen 
Datenschutzbeauftragter
Steigerstraße 24
99096 Erfurt

E-Mail: Datenschutzbeauftragter(at)tlf.thueringen.de 
Telefon: +49 (0) 361-57363 1222

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der weiteren Verantwortlichen finden Sie in deren jeweiligen Internetauftritten. Es ist jedoch vorzugswürdig, wenn Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihrer Dienststelle wenden.

 

2.    Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem ThürDSG.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich aufgrund der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen dem der Freistaat Thüringen als Schuldner und/oder Gläubiger unterliegt sowie zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen oder in Ausübung der dem Freistaat Thüringen übertragenen öffentlichen Gewalt durchgeführt werden (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. c, e DSGVO i.V.m. den §§ 34 ff., 70 ff. ThürLHO, den Haushaltsgesetzen sowie den dazugehörigen Verwaltungsvorschriften).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Planung, Vormerkung, Festlegung von Haushaltsmitteln und dem Anordnungswesen. Mit den betroffenen Verfahren werden die Haushaltsmittel zahlbar gemacht und deren Verwendung nachgewiesen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt für die Nutzer und Administratoren des Verfahrens HAMASYS.

 

3.    Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Es werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Benutzerdaten

  • Name, Vorname
  • Benutzername
  • Dienstort
  • Dienststelle
  • Geburtsdatum (fiktiv)
  • Eintrittsdatum (Beginn des Nutzerzuganges)
  • Austrittsdatum (Ende des Nutzerzuganges)
  • Personenmerkmal (natürliche Person)
  • Dienstl. E-Mail-Adresse
  • Qualifizierungsdaten zum E-Learning
  • Technische Protokolldaten

 

4.    Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gespeichert:

  • im HAMASYS für die Planung, Vormerkung, Festlegung von Haushaltsmitteln, dem Anordnungswesen, der Zahlbarmachung und der Abrechnung von Haushaltsmitteln
  • im HAMASYS für den Datenaustausch mit Vor- und Fachverfahren
  • ein Teil des papierorientierten Outputs von HAMASYS wird im Dokumentenmanagementsystem VIS zur Verfügung gestellt
  • über Office-Dokumente (u. a. Listen über Rechtsbehelfe, Klagen, Beschwerden, Statistiken, Mahnungen, Vollstreckungen, Wiedervorlagen und Termine
  • in Microsoft-Access Anwendungen zur Verarbeitung von Schnittstellen aus angebundenen Vorverfahren
  • in den Anwendungen Mulitcash, Mulitversa und Onlinebanking zur Übermittlung der Zahlungsinformationen
  • in den Anwendungen zum E-Learning des Lernmanagementsystems „Moodle“

 

5.    Wer bekommt meine Daten?

Zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlicher Vorgaben übermitteln die Dienststellen regelmäßig Daten (täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich) an Kreditinstitute der Zahlungsempfänger (Überweisung) oder Zahlungspflichtiger (aktiver Lastschrifteinzug). Zudem werden im Rahmen der vorgenannten Verpflichtungen und Vorgaben Daten durch den Verfahrensbetreiber (Verantwortlicher), dem Auftragsverarbeiter, und die angeschlossenen Dienststellen (weitere Verantwortliche) abgerufen. 

Es erfolgt regelmäßig folgender notwendiger Datenaustausch:

  • Übermittlung von Zahlungen an die Kreditinstitute Bundesbank, Landesbank Hessen-Thüringen und Postbank
  • Übermittlung der Daten an die Fördermittel- und Zuwendungsgeber 
  • Übermittlung der Daten an das Insolvenzgericht und den Insolvenzverwalter im Rahmen von Insolvenzverfahren (§§ 174 ff. InsO)
  • Übermittlung der Signaturdaten der Anordnungsbefugten in HAMASYS an T-Systems International Services GmbH als technisch-organisatorische Maßnahme nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO
  • Bereitstellung von Nutzerinformationen an den Auftragnehmer ICON Vernetzte Kommunikation GmbH für das E-Learning System als technisch-organisatorische Maßnahme nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO

 

6.    Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Das Verfahren HAMASYS unterliegt verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§§ 238 und 257 HGB und 147 AO), der Thüringer Landeshaushaltsordnung und den dazu geltenden Verwaltungsvorschriften und hier insbesondere Anlage 5 zu den Verwaltungsvorschriften Zahlungen, Buchhaltung und Rechnungslegung (ThürStAnz. 2015, 2325) sowie aus der Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaates Thüringen (ThürStAnz. 2024, 1251) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen reichen von 5 bis 10 Jahre nach Abschluss des jeweiligen Zahlfalls.

Die Nutzerinformationen für das E-Learning werden 90 Tage nach der Registrierung automatisch gelöscht.

 

7.    Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 8 ThürDSG).

7.1    Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten in HAMASYS zu Ihrer Person verarbeitet werden und an wen sie übermittelt werden. 

Um Sie als Antragsteller eindeutig identifizieren zu können, bitten wir Sie einen schriftlichen Antrag zu stellen.

Grundsätzlich ist eine Auskunft nicht kostenpflichtig. Auskunfts- und Informationsbegehren sind in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren. 

Eine sichere Kommunikation mit Kommunikationspartnern außerhalb des Thüringer Landesdatennetzes ist derzeit nicht möglich, deshalb werden aus datenschutzrechtlichen Gründen personenbezogene Daten nicht per E-Mail übersandt.

7.2    Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten unverzüglich zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten. Die Verantwortlichen sind verpflichtet, unrichtige Daten von sich aus zu korrigieren. Sie sollten aber auch selbst darauf hinweisen, wenn Daten unrichtig oder überholt sind. Dies können Sie dem Thüringer Landesamt für Finanzen oder dem Thüringer Finanzministerium (siehe unter 1.) abgegeben

7.3    Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit

  • Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
  • Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Dies können beim Thüringer Landesamt für Finanzen oder dem Thüringer Finanzministerium, schriftlich anzeigen.
Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit 

  • die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
    • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten), 
    • zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach Unionsrecht und/oder dem Recht der Mitgliedsstaaten (hierzu gehören auch Interessen im Bereich öffentliche Gesundheit) oder 
    • zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist.
  • Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Eine Löschung der in unter Punkt 4 genannten personenbezogenen Daten muss im Einzelfall geprüft werden.

7.4    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. 
Das Thüringer Finanzministerium und teilweise auch die weiteren Landesbehörden sind rechtlich dazu verpflichtet, die Haushaltsmittel zu planen, vorzumerken, festzulegen, anzuordnen, zahlbar zu machen und abzurechnen. 
Durch die Einschränkung Ihrer Daten beim HAMASYS ist die Erfüllung dieser Verpflichtungen ggf. nicht mehr möglich. Entsprechende Zahlungen können dann z. B. nicht mehr vorgenommen werden.

7.5    Recht auf Datenübertragbarkeit
Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von der betroffenen Person bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird. Dies ist hier nicht gegeben.

7.6    Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Punkt 1) Beschwerde einlegen.

Abkürzungsverzeichnis 

AO     Abgabenordnung 1977
DSGVO     Datenschutzgrundverordnung
HGB     Handelsgesetzbuch
HAMASYS     Haushaltsmanagementsystem
InsO     Insolvenzordnung
TLF     Thüringer Landesamt für Finanzen
TFM     Thüringer Finanzministerium
ThürDSG     Thüringer Datenschutzgesetz
ThürLHO     Thüringer Landeshaushaltsordnung
TLRZ     Thüringer Landesrechenzentrum











Zuletzt geändert: Montag, 8. September 2025, 12:28